Rola cyfryzacji i automatyzacji sukcesywnie wzrasta, podobnie jak potrzeba szybkiej poprawy efektywności procesów sygnalizowana przez przedstawicieli różnych sektorów biznesu. Oznacza to, że oczekiwana i silnie lobbowana przez branżę zmiana w sposobie zawierania umów leasingowych może wkrótce stać się faktem.
Na przestrzeni ostatnich miesięcy branża leasingowa mierzy się m.in. z wyzwaniami związanymi z:
- Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF),
- integracją części spółek z Systemem Dokumentów Strukturyzowanych (SDS),
- e-Doręczeniami,
- potrzebą stworzenia nowych rozwiązań dla rolników, które będą dostosowane do aktualnego brzmienia przepisów ustawy z dnia 14 kwietnia 2023 roku o konsumenckiej pożyczce lombardowej,
- przygotowaniem do obowiązkowego raportowania ESG.
Już teraz wiemy, że przedsiębiorcy zyskają więcej czasu, ponieważ regulator ponownie przesunął terminy wdrożeń e-Doręczeń oraz KSeF. Ta sytuacja stanowi okazję dla firm leasingowych do lepszego przygotowania się do zmian dotyczących formy dokumentowej.
Czym jest forma dokumentowa i skąd wynika potrzeba jej wprowadzenia?
Forma dokumentowa jest jednym z tych usprawnień, które pozytywnie wpłyną na funkcjonowanie branży leasingowej i rozwój wielu polskich przedsiębiorców, którzy aktywnie korzystają z tej formy finansowania swoich aktywów (obecnie to już 1 milion firm!). Przystając do potrzeb rynku (bankowość, ubezpieczenia czy telekomunikacja), umożliwi jej m.in. podpisywanie umów czy aneksów poprzez składanie oświadczeń woli elektronicznie, przyspieszając procesy i zwiększając atrakcyjność usług leasingowych.
Zgodnie z obowiązującym brzmieniem art. 709² k.c., aby ustanowić skuteczny stosunek prawny, trzeba złożyć własnoręczny podpis na dokumencie (tzw. mokry podpis) lub użyć podpisu kwalifikowanego.
Obecnie lobbowana nowelizacja przepisów pozwoliłaby na zawieranie umów leasingu za pośrednictwem różnych nośników informacji, np. poczty elektronicznej, SMS-a czy też kanałów wideo.
Czy branża leasingowa jest gotowa na formę dokumentową?
W trakcie ostatniej konferencji Związku Polskiego Leasingu e-Leasing Day 5.0, która odbyła się w maju 2023 roku, wyraźnie wybrzmiała teza, że choć firmy leasingowe prowadzą lobbing na rzecz wprowadzenia formy dokumentowej, to same nie są gotowe na taką zmianę.
Podczas jednego z warsztatów, poprowadzonego w czasie konferencji przez ekspertów z Ailleron, wątek ten został podjęty jako jeden z wyzwań stojących przed firmami leasingowymi. Ustalono, że kluczowe będzie opracowanie dobrych praktyk dla branży leasingowej w zakresie implementacji formy dokumentowej, wzorując się na standardzie wypracowanym wcześniej w sektorze bankowym.
Ailleron, będący Partnerem ZPL, korzystając z gościnności Grupy ds. Digitalizacji, postanowił wesprzeć działania zmierzające do wypracowania efektywnych strategii wdrożenia formy dokumentowej poprzez organizację sesji warsztatowej. Celem inicjatywy było zaangażowanie spółek leasingowych w spójny i przejrzysty proces, który będzie możliwy do wdrożenia w firmach o różnej skali oraz zrozumiały dla leasingobiorców.
Forma dokumentowa w branży leasingowej - podsumowanie warsztatów
Eksperci Ailleron zorganizowali warsztaty w czwartym kwartale ubiegłego roku. Wpłynęło tak wiele zgłoszeń, że konieczne było podzielenie go na dwie grupy. Po tym zainteresowaniu widać, że firmy leasingowe podchodzą poważnie do tej kwestii. W obu sesjach warsztatowych wzięło udział łącznie 40 osób z aż 21 firm leasingowych, reprezentujących różne działy, m.in. prawne, obsługi posprzedażowej czy informatyczne.
Aby możliwie efektywnie przeprowadzić takie spotkania, trzeba zaktywizować uczestników i skoncentrować się na najistotniejszych wyzwaniach związanych z wprowadzaniem planowanych zmian dla całej branży, a nie tylko w pojedynczych spółkach czy obszarach. Podczas warsztatu przeprowadzono ćwiczenie Lightning Decision Jam (LDJ). To podejście wywodzące się z metodyki Design Thinking ułatwia generowanie pomysłów i pozwala rozwiązywać problemy poprzez zastąpienie otwartej dyskusji jasnym procesem.
W trakcie ćwiczeń LDJ uczestnicy pracują razem, korzystając z różnych technik kreatywnych, takich jak burza mózgów i selekcja pomysłów (ang. idea ranking), aby osiągnąć konkretny cel w krótkim czasie. LDJ jest efektywnym narzędziem do aktywizowania zespołów, wspierania innowacyjności i podejmowania skutecznych decyzji w dynamicznych i ograniczonych czasowo sytuacjach.
Forma dokumentowa w leasingu - szanse i wyzwania
Analizując wyniki warsztatów i podsumowując wszystkie zagadnienia poruszane przez uczestników, dostrzeżono trzy główne obszary, na których powinni skupić się przedstawiciele branży leasingowej przed przystąpieniem do wdrażania formy dokumentowej:
- Zgodność (ang. compliance) - to jeden z najistotniejszych punktów, który odnosi się zarówno do konieczności identyfikacji klienta przed samym podpisaniem umowy leasingowej w formie dokumentowej, jak i do procesów AML (ang. Anti Money Laundering) i eKYC (ang. electronic Know Your Customer). Warto wyznaczyć jednolity standard weryfikacji tożsamości klienta dla wszystkich tych procesów.
- Wybór formy podpisu – Równie ważne jest umożliwienie klientom wyboru formy podpisu umowy leasingowej, nie narzucając żadnej z metod. Branża leasingowa powinna być gotowa oferować alternatywne sposoby podpisu w przypadku, gdy cyfrowy proces zawierania umowy z jakiegoś powodu zawiódł.
- Ryzyka prawne dotyczące:
- gromadzenia dowodów, które zostaną uznane przez sądy;
- nadużyć związanych z weryfikacją tożsamości i wynikającymi z tego oszustwami;
- zmiany rodzajów zabezpieczeń dla tych umów, które będą procesowane w formie dokumentowej.
Wspólne i jednolite zrozumienie powyższych obszarów umożliwi firmom leasingowym szybszą realizację pierwszych transakcji dla wybranych typów klientów czy przedmiotów o określonej wartości.
Ważnym punktem pozostaje minimalizacja prac w istniejących procesach czy systemach podczas przygotowywania rozwiązań dla zawierania umów w formie dokumentowej. Istotne są zarówno szybka dostępność, jak i kontrola kosztów takich zmian, aby dostarczyć końcowemu klientowi nie tylko samą umowę, lecz pełny zakres transakcji leasingowej, obejmujący usługę leasingu i nierozerwalnie z nią związany proces ubezpieczeniowy.
Połączenie tych dwóch obszarów wybrzmiało także podczas drugiej edycji konferencji Leasing Ubezpieczenia, gdzie uczestnicy reprezentujący branżę ubezpieczeń wyrazili nadzieję, że wkrótce cały proces będzie można przeprowadzić w takim jednym cyklu czy sesji.
Należy skupić się na kierunkowych decyzjach, które powinny zostać podjęte najpierw na forum ZPL w ramach Grupy ds. Digitalizacji, a następnie przez zarządy spółek, podobnie jak to miało miejsce podczas inicjatywy SDS.
Współpraca kluczem do sukcesu
Realizacja takiego projektu wymaga od firm zrzeszonych w ZPL wyłonienia sponsora lub lidera spośród zaangażowanych spółek. Taka inicjatywa stanowiłaby punkt odniesienia dla wszystkich firm w branży i pozwoliłaby na wspólne działanie, także dla graczy dysponujących ograniczonym budżetem inwestycyjnym.
Wspólna inicjatywa nie oznacza utraty pozycji liderów dla największych graczy na rynku. Wręcz przeciwnie, lobbowanie za projektem mającym na celu uczynienie leasingu bardziej zrozumiałą i popularną formą finansowania aktywów, finalnie przyniesie korzyści wszystkim. Zyskają na tym nie tylko klienci końcowi, ale również cała branża, która będzie mogła w pełni wykorzystać potencjał rozwijającego się szybko rynku e-commerce.
Ponadto, jak wynika z raport ICAN Cyfrowe przyspieszenie w leasingu, sporządzonego na zlecenie Ailleron, klienci już wyrażają gotowość do przeprowadzenia transakcji leasingowej online pod warunkiem, że nie będą musieli korzystać z - ich zdaniem - kosztowych i skomplikowanych w obsłudze certyfikatów kwalifikowanych.
Firma Ailleron jako wieloletni dostawca usług dla branży leasingowej, wraz z klientami i innymi partnerami branży, trzyma kciuki za szybką nowelizację przepisów. Ale to za mało! Jesteśmy gotowi wspierać inicjatywy, które pomogą firmom leasingowym przygotować się do tej zmiany, m.in. poprzez konsultacje czy dostarczenie odpowiednich narzędzi. Czekamy na dalsze kroki branży w tym zakresie. To dobry okres, by zacząć na poważnie przygotowania do zmian.
