Ailleron Life

Klucz do sukcesu wirtualnych spotkań

Wirtualne spotkania stały się nieuniknioną częścią pracy w każdej firmie IT na całym świecie w momencie, kiedy biura zostały zmuszone do zamknięcia swoich drzwi ze względu na koronawirusa. Taka zmiana modelu pracy dla wielu okazała się wyzwaniem nie tylko przez problemy techniczne. Kontakty międzyludzkie za pośrednictwem połączeń internetowych mogą być równie drażliwą kwestią. Na szczęście istnieją proste sposoby, które mogą usprawnić codzienne konferencje online.

Spotkania online – zasady organizacji w praktyce

Uczestnicy – przyjaciele czy wrogowie?

Ludzie są nieodłącznym elementem każdego wirtualnego spotkania. To w dużej mierze oni są odpowiedzialni za jego rezultaty. Praca w formule home office może jednak sprawiać, że uczestnicy spotkania online będą rozproszeni i nie będą chcieli brać aktywnego udziału w konwersacji. Istnieje jednak wiele sposobów pozwalających przyciągnąć ich uwagę i zaangażować każdą osobę z zespołu – i to nawet pomimo początkowych wątpliwości.

Z początku byłem przerażony tym jak będziemy się komunikować, ale po tych kilku tygodniach widzę w nich same plusy. Nie robi się kilometrów chodząc po biurze i szukając danej osoby. Szybki call i sprawa załatwiona. Musimy przestawić nasze myślenie. Nic nas nie ogranicza. Kiedyś spotykaliśmy się w salkach. Dziś spotykamy się w pokojach online. To wszystko siedzi w naszej głowie.

Maciej Kondera, dział Employer Branding

Niech każdy się wypowie!

W czasie konferencji online warto pamiętać o osobach, które mogą mieć nieco mniej do powiedzenia. Należy przeznaczyć minutę bądź dwie dla każdego uczestnika spotkania tak, aby mógł się wypowiedzieć. Tego typu sekcja umożliwia nie tylko sprawdzenie obecności wśród członków zespołu, ale także pozwala na nawiązanie między nimi przyjacielskiej konwersacji – czy to w kontekście pracy, czy zwykłych, codziennych spraw. Taka rozmowa może stanowić doskonałe zakończenie wirtualnego spotkania i rozładowywać napięcie, które mogło zostać spowodowane przez omawianie kolejnych problemów do rozwiązania.

Spotkania online nie kończą się na rozłączeniu

Sprecyzuj cele wideokonferencji online

Praca nie kończy się jednak wraz z naciśnięciem przycisku zakończenia połączenia. Spotkania online nie są przecież formą rozrywki w czasie długiego dnia pracy – służą one konkretnym celom, które zostały wcześniej ustalone przez wyznaczone do tego osoby. Na końcu wirtualnego spotkania lub tuż po jego zakończeniu każda zaangażowana w nie osoba powinna wiedzieć, co robić. Uczestnicy konferencji online mogą zatem podsumowywać swoją listę czynności na końcu połączenia lub otrzymywać zadania do zrobienia mailem już po rozłączeniu. Wykorzystanie wirtualnego dokumentu, który może być edytowany przez wszystkich członków grupy, również jest doskonałym rozwiązaniem tego problemu.

W Ailleron takie rozwiązania wykorzystuje się na co dzień. Poranne spotkania kreatywne regularnie wplatane w zadania pracowników pozwalają lepiej dzielić się pracą w kolejnych projektach. W ich czasie każdy ma okazję się wypowiedzieć, szczególnie jeśli później w ciągu dnia nie ma ku temu okazji – choćby dlatego, że aktualnie wszyscy pracujemy zdalnie. Takie spotkania online umożliwiają one również podsumowanie dotychczas osiągniętych celów.

Wykorzystaj feedback w praktyce

W moim zespole cenimy sobie feedback i jesteśmy otwarte na punkt widzenia koleżanki czy kolegi z teamu. Wspieramy się dzięki informacjom zwrotnym. Z naszego doświadczenia wynika, że takie wzajemne wymienianie się naszymi spostrzeżeniami na bieżąco powoduje, że jesteśmy efektywniejsi, a rezultaty naszej pracy są naprawdę świetne.

Katarzyna Olszówka, dział People & Organization Development

Feedback również jest niezbędnym elementem każdego wirtualnego spotkania. Wrażenia i opinie pracowników są szczególnie cenne, gdy są dostarczane regularnie. Czas pomiędzy kolejnymi spotkaniami jest dla nich doskonałą okazją, by wskazać kolejne problemy do rozwiązania oraz przygotować tematy, które powinny zostać omówione w najbliższej przyszłości. Właśnie dlatego kolejne konferencje – nawet te online – nie powinny być osobnymi bytami, ale powinny nawiązywać do swoich poprzedników w kwestii omawianych zadań.

To założenie jest szczególnie przydatne w zespołach lub nawet w całych firmach, które organizują regularne lub nawet codzienne wirtualne spotkania. Ailleron jest dumny z bycia jednym z takich biznesów. Podsumowania tygodnia czy poranne standupy są u nas standardem, który pozwala nam na bieżąco reagować na kolejne problemy i rozwiewać pojawiające się wątpliwości. Ważne jest jednak, żeby każda osoba miała szansę się wypowiedzieć – tak jak ma to miejsce w naszych zespołach.

Feedback projektowy jest obowiązkowy. Istnieją takie dwa pojęcia KPI, które mówi o tym że powinniśmy mieć sposoby, narzędzia od mierzenia efektywności danej akcji, oraz ROI (Return On Investment), które mówi o tym czy, dana akcja nam się opłaca. W oparciu o te dwie zmienne robimy feedback czy konkretna akcja była sukcesem czy porażką. Czasami podchodzimy czysto zadaniowo. Zero-jedynkowo. Albo coś jest albo czegoś nie ma. Ale zawsze na końcu jest dziękuję.

Maciej Kondera, dział Employer Branding

W świetle ostatnich wydarzeń trudno jest powiedzieć, kiedy sytuacja wróci do normy. Jednak z technologią i licznymi cyfrowymi narzędziami możemy stworzyć środowisko, które sprawi, że praca będzie łatwiejsza – a wirtualne spotkania przyjemniejsze – niż kiedykolwiek wcześniej.